Mit dem Dashboard verwaltet ihr eine Veranstaltung von der Anmeldung bis zum Check-in vor Ort – Teilnehmer, Finanzen, Namensschilder, Listen und mehr, an einem Ort. Die Anmeldungen kommen automatisch aus der Google-Tabelle; Ergänzungen (Check-in, Kasse, Notizen) teilt ihr im Team über die Cloud.
1 · Öffnen & im Team gemeinsam arbeiten
- Den Link oben im Browser öffnen (Handy, Tablet oder PC). Am besten als Lesezeichen speichern.
- Oben rechts auf ⚙ Einstellungen oder 🧭 Assistent → den Team-Code eintragen. Wichtig: Alle im Orga-Team tragen denselben Code ein – nur dann seht und bearbeitet ihr dieselben Daten.
- Der Sync-Status oben rechts (☁ Sync) zeigt, ob die Cloud verbunden ist. Änderungen werden automatisch gespeichert und alle 30 Sekunden abgeglichen.
Ohne Team-Code funktioniert alles trotzdem – dann bleiben eure Ergänzungen nur auf dem jeweiligen Gerät. Mit gemeinsamem Code sind eure Daten außerdem vor fremdem Zugriff geschützt.
2 · Einrichtungs-Assistent
Der 🧭 Assistent führt in wenigen Schritten durch alle Angaben (Name, Datum, Ort, Anmelde-Tabelle, PayPal, Preis, WhatsApp, Formular, Kapazität, Namensschild-Größe, Team-Code). Vorhandenes ist schon ausgefüllt. Fehlt etwas Wichtiges, erscheint oben ein Hinweis mit Knopf „Assistent öffnen".
Damit die Anmeldungen automatisch geladen werden, muss die Google-Tabelle auf „Jeder mit dem Link – Betrachter" freigegeben sein.
3 · Überblick & Auswertungen
Oben seht ihr die Kennzahlen (Anmeldungen, Personen, eingecheckt, bezahlt, ausstehend, Übernachtungen, Kapazität-Ampel). Darunter die farbigen Diagramme: Anreise, Ankunftszeiten, Zahlungsstatus, Übernachtung, Gruppengröße, Check-in-Stand u. a. Mit ↻ Aktualisieren holt ihr den neuesten Stand.
4 · Teilnehmer
- Jede Anmeldung ist eine Karte mit allen Antworten (aufklappbar unter „Alle Antworten"). Umschaltbar auf Tabellenansicht.
- Anzeigename anpassen: auf das ✎ neben dem Namen tippen (wird für Namensschilder und Listen genutzt).
- Nachzügler ergänzen: „+ Teilnehmer hinzufügen".
- Das Häkchen „da" checkt jemanden ein (auch im Check-in-Modus, siehe unten).
5 · Vor Ort: Check-in-Modus
Der große Knopf ✅ Check-in-Modus (oben rechts) ist für den Einlass gedacht:
Suchen & Einchecken
Name eintippen → auf „Einchecken" tippen. Live-Zähler zeigt „X/Y da".
📷 QR scannen
Kamera startet und checkt per Badge-QR ein (funktioniert über die Web-Adresse, nicht bei lokaler Datei).
💶 Bar kassieren
Bei „vor Ort"-Zahlern erscheint „8,40 € kassiert" – markiert bezahlt, bucht in die Handkasse und checkt ein.
🧍 Kiosk-Modus
Vereinfachte Ansicht, in der Gäste sich selbst suchen und einchecken.
6 · Finanzen & Handkasse
- Oben die Gesamtübersicht: Soll, PayPal-Poolstand, Handkassen-Stand, Ausgaben, „gesamt liquide".
- PayPal-Poolstand tragt ihr von Hand ein (PayPal-Pools lassen sich technisch nicht automatisch auslesen).
- Handkasse: Einnahmen/Ausgaben buchen (Betrag negativ = Ausgabe). Der Kassenstand rechnet automatisch.
7 · Namensschilder, Listen & Nachweise
- 🏷️ Namensschilder (90×54 mm, mit Logo und QR) → „Drucken".
- 📋 Teilnehmer-/Check-in-Liste, 📜 Teilnahme-Nachweise (nur Eingecheckte), 🧾 Finanzbericht → je „Drucken" oder „⬇ PDF" (lädt direkt eine PDF-Datei).
- 📱 QR-Aushänge für WhatsApp-Gruppe und Anmeldeformular – zum Aufhängen.
- Export: CSV der Teilnehmer, oder komplettes Backup als Datei (und wieder importierbar).
Beim Drucken bietet der Browser „Als PDF speichern" – das gibt die beste Qualität (mit Logo). Der „⬇ PDF"-Knopf lädt eine Datei ohne Umweg.
8 · Kommunikation & Mitfahr-Börse
- Kommunikations-Bausteine: fertige Texte (Zahlungserinnerung, letzte Infos, Mitfahr-Aufruf) mit „Kopieren".
- Mitfahr-Börse: stellt „bietet Platz" und „sucht Mitfahrt" gegenüber und schlägt automatisch Fahrgemeinschaften nach Richtung vor.
9 · Daten-Import (WhatsApp & PayPal)
- WhatsApp: in der Gruppe „Chat exportieren → Ohne Medien" → die .txt hochladen. Das Dashboard erkennt Mitbringen, Mitfahrt, Zahlungshinweise und Zusagen.
- PayPal: Aktivitäten als CSV herunterladen → hochladen. Zahlungen werden mit Teilnehmern abgeglichen und als „bezahlt" markiert.
10 · Weitere Bereiche
Ablaufplan mit Live-Timer (hebt den laufenden Punkt hervor) · Einkaufsliste fürs Orga-Team · Wetter fürs Event-Wochenende · Feedback-Auswertung (wenn die Antwort-Tabelle hinterlegt ist) · Foto-Galerie · Bottle-/Mitbringliste als eingebettete Ansicht.
11 · Gut zu wissen
- Änderungen speichern sich automatisch; mit Team-Code sind sie für alle sichtbar.
- Der Kamera-Scan braucht die Web-Adresse (https); als lokal geöffnete Datei bleibt der Such-Check-in nutzbar.
- Nicht automatisch möglich (keine Schnittstelle): PayPal-Poolstand, WhatsApp-Nachrichten und die Bottle-Liste – dafür gibt es die Datei-Importe bzw. die eingebettete Ansicht.
- Für eine weitere Veranstaltung: + Veranstaltung → der Assistent öffnet sich automatisch.